Rukojmím ve vlastní firmě
Není to ani týden co jsem nastoupil na místo ředitele firmy
zajišťující dodávky elektrického proudu v jednom krajském městě.
Podnik fungoval skoro stejně už skoro 50 let. A mohl fungovat
i dál - tohle místo jsem si mohl užít až do spokojeného důchodu.
Za zásluhy. To ale rozhodně nebyl můj styl. Byli jsme sice
stoprocentní dcerou jedné velké zahraniční energetické skupiny,
ale dostatečně samostatní na to, abych mohl realizovat nápady
na rozvoj businessu. Nápady, které jsem si roky schovával
Firma byla v podstatě lokálním monopolem. Dodávali jsme elektrickou
energii domácnostem a firmám a ti neměli příliš na výběr. Business
se dělal skoro sám, do karet nám hrálo skoro všechno rostly
ceny energií i ceny služeb. Stavěly se nové rezidenční i průmyslové
parky. Všichni energii potřebovali a ještě potřebovat budou.
Samozřejmě, pracovali jsme pod přísným dohledem antimonopolního
úřadu, který nám nenechal nic zadarmo... Byla tu ale jedna konkurenční
výhoda, kterou lidé z oboru nevnímali jako příliš důležitou.
Měli jsme infrastrukturu. Kabely, rozvody byli jsme v každém
bytě, kanceláři a výrobní hale v tomto městě. To mě fascinovalo
a představovalo příležitost pro rozjetí dalšího businessu
Firma pracovala zaběhlým způsobem už roky. Věděl jsem dobře,
že můj příchod bude lidmi uvnitř firmy vnímán jako ohrožení starých
pořádků. Pochopil jsem rychle, že sám nemám šanci, a tak jsem
si s sebou do firmy přivedl také finančního a obchodního ředitele.
Dali jsme se do práce, ale šlo to ztuha. Lidé se cítili příliš
bezpečně, nic je nemotivovalo ke kreativitě, uvažování nad možnými
zlepšeními. A možná ani nemohli interní struktury i vztahy
byly zafixovány na dlouhou dobu. Ale i s tou kulturou společnost
rutinně fungovala a vydělávala dobré peníze. Chtěl jsem pochopit
jak fungujeme uvnitř, procházel jsem jednotlivá oddělení a ptal
se. Proč se některé věci dělají zrovna takhle? Odpověď jsem ale
většinou nedostal. Takhle se to prostě dělá odjakživa, odpovídali
mi nejčastěji.
To mě neuvěřitelně dráždilo. Nevíme, proč pracujeme zrovna
takhle. S tímto přístupem se do spuštění nového businessu vrhnout
nemůžeme. Skoro měsíc a půl jsme s kolegy analyzovali fungování
firmy a identifikovali klíčové oblasti pro změnu. Měnit firmu
zevnitř je velmi obtížné, i když jste generální ředitel. Použili
jsme proto obvyklý trik najali jsme poradenskou společnost.
A byl to dobrý krok. Dodali nám externího projektového manažera
a hlavně know-how o best practices v podobných společnostech.
Hlavně se nám podařilo přenést nepopulární kroky a operativní
řízení projektu na někoho, kdo po jeho ukončení neoblíbený odejde
Práce na projektu běžely dobře a my jsme brzy dostali náměty
na zlepšení. Většinou to nebylo nic překvapivého ani geniálního,
ale cílem této fáze bylo přimět lidi k aktivitě. Bylo to jejich
dílo, určitě mnohem lepší než kdybychom jim to sami. Pokračovali
jsme dalším krokem. Sezvali jsme ředitele jednotlivých oblastí
a jejich nejbližší spolupracovníky a společně procházeli nejnadějnější
náměty. Na implementaci těch vybraných jsme ustanovili projektové
týmy a jejich vedoucí. Toho jsme také pověřili vypracováním projektového
plánu a seznamu věcí, které bude pro implementaci potřebovat
K probírání jednotlivých projektových plánů jsem se dostal
až večer. Po celém dnu byl v kanceláři největší klid a já se
vyloženě těšil. Četl jsem jeden po druhém a byl vnitřně jsem
byl docela spokojený. Ve spící firmě se nám podařilo probudit
tvořivý duch... Konečně jsem se dostal k poslednímu a začal přemýšlet,
co všechno budeme muset udělat. Nalil jsem si whisky, ale ještě
dřív, než jsem polkl první doušek, polilo mě horko S hrůzou
jsem si uvědomil, že Každý projektový tým chce něco po IT. Jsou
to drobnosti, takové nenápadné poznámky potřebujeme evidenci
něčeho, potřebujeme reporty, potřebujeme automaticky sledovat,
potřebujeme vyhodnocovat, potřebujeme generovat pro odběratele
A kdo to udělá? pomyslel jsem si. Všechny tyto požadavky přece
musí jít přes IT oddělení. Existuje vůbec? Nikdy jsem nikoho
z IT oddělení neviděl, ale pokud vím, pracuje v něm 5 lidí. Ti
se starají o správu a chod, ale také i o rozvoj informačního
systému. Ve firmě s 200 zaměstnanci musí mít i bez nových projektů
práce na hlavu
Mé zděšení pokračovalo, když jsem se podíval do současné organizační struktury
a zjistil, že IT oddělení patří formálně pod obchod. Podivné. Neváhal jsem
a zavolal si obchodního ředitele. Na stůl jsem položil seznam potenciálních
požadavků. Ten seznam je opravdu dlouhý, tolik požadavků a ne zrovna jednoduchých,
usmál se obchodní ředitel. Nejsem IT člověk, ale rozumím, co potřebuješ. Zjistím,
co a kdy jsme schopni udělat, pokračoval. Skoro to vypadá, že bychom potřebovali
nový informační systém. To bych právě nerad, odpověděl jsem.
IT oddělení bylo ve firmě dlouhodobě považováno za podpůrné.
To zní rozhodně lépe než druhořadé Neexistoval IT ředitel, který
by se pravidelně účastnil porad managementu. Neexistovala IT
strategie, která by byla navázána na strategii firmy. Neexistoval
žádný koncepční rozvoj. IT oddělení prostě dostalo úkol a muselo
ho vyřešit. Na informačním systému je ale přitom chod firmy životně
závislý a kdo, že ho spravuje?
Druhý den odpoledne za mnou přišel obchodní ředitel znovu.
Tak jsem zjistil, jak na tom jsme, mrkl na mě. Dřívější vedení
prý nemělo IT oddělení v lásce. Odrazilo se to v tom, že několikrát
zamítli nákup informačního systému. Takže máme pouze databázi
a nad ní programátoři vytváří na míru co je zrovna potřeba. Všechno
co dostáváme přehledy, výkazy, faktury a ekonomické rozbory
je naprogramováno na míru. A sakra, pomyslel jsem si, proprietární
systém se vším všudy. Než jsem se ale mohl na cokoliv zeptat,
zavalil mě kolega dalšími informacemi: Zdá se, že IT oddělení
je nesmírně hrdé na to, že dokázali sami vybudovat systém, na
kterém běží skutečně celá firma. Dokáží prý splnit jakékoliv
požadavky. Někdy to prý trvá, ale dokážou. Zdůraznili mi, že
jsou dobří a v celém systému se dokáží orientovat jenom oni
Chtěli mě dorazit. Takže jenom oni Seděl jsem chvíli jako
opařený, ale pak mě začal mozek konečně pracovat. Odpověz mi
na jednu otázku, řekl jsem: Existuje popis toho systému? Uživatelská
dokumentace? Popisy funkcí? Datové struktury? To je určitě
otázka na místě, ušklíbl se kolega, asi tě nepotěším, dost
o tom pochybuji. Mlčky jsme na sebe koukali, k tomu, abychom
se pochopili, nebyla potřeba žádná slova. Jsme závislí. Celá
firma, všech 200 lidí je rukojmími několika lidí z IT oddělení.
Oni ví o systému všechno a jsou bohužel jediní. Bez nich se nehneme
dál. Můžou zdržovat, sabotovat, můžou chtít odejít z firmy, vydírat
a může se jim cokoliv stát. Ve svém postavení po nás můžou chtít
skutečně cokoliv. Odměny, benefity, pozice. Cokoliv. Vzal jsem
list papíru a začal jedno po druhém sepisovat všechno, co musíme
zajistit přístupová práva, hesla, politika zastupitelnosti,
dokumentace, bezpečnostní politika, politika zálohování dat,
uživatelský popis systému, technický popis systému, popis datových
struktur... Máme aspoň něco z toho? zeptal jsem se. Myslím,
že ne odpověděl kolega.
To všechno byly věci, které nás ohrožovaly akutně. Museli jsme ale udělat ještě
jedno velké praktické rozhodnutí. Firma je závislá na informačním systému,
nad kterým nemá žádnou kontrolu. Systém ale funguje, existuje množství výstupů
a lidi jsou s ním docela spokojeni. Lidé z IT jsou vstřícní a nakonec dodají,
co je potřeba. Vyhoví. Jsme ale na nich bezvýhradně závislí Navíc jsou kapacitně
omezeni a nápor požadavků budou těžko zvládat. Kdy bude lepší příležitost změnit
informační systém než teď, když měníme základy fungování firmy, organizační
strukturu a procesy? Když ale budeme chtít systém změnit, můžeme čekat, že
naštveme celé IT Vezmeme jim jejich dítě, ztratíme jejich know-how, budou
se muset naučit nový systém. Nakonec se postaví se proti nám. Nákup a implementace
nového systému by ale také něco stála. A přinesla by také nutnost zapojení
pracovníků z každého oddělení ve firmě. Implementace by určitě nebyla kratší
než 9 měsíců, to zbrzdí rozvoj nového businessu Má to smysl? Budeme se snažit
udržet status quo nebo uděláme radikální řez? Na tohle rozhodnutí budu potřebovat
víc než jednu láhev whisky jako obvykle
Nasadili byste v popsané situaci nový informační systém?
Jaké klady a zápory to, podle vás, přinese? Jak byste řešili
závislost firmy na pracovnících IT oddělení? Jaké kroky okamžité
byste podnikli pro minimalizaci existujících rizik?
|
